Autenticación de pedidos

Los poderes delegados a los Jefes de los Departamentos les permite disponer de tantos casos como sea posible bajo su propia responsabilidad. En general, estos casos están relacionados con órdenes con naturaleza suficientemente importantes o son asuntos de política. En situaciones donde el número de casos es demasiado, puede enviarlos a los subgerentes del mismo departamento.
 
Incluso en aquellos casos en los que debe hacer recomendaciones o aprobar órdenes importantes, debe limitar su nota a los puntos reales que se entregarán, en lugar de repetir los puntos que ya estaban registrados con notas anteriores. Una vez que se hayan hecho todas las recomendaciones y sugerencias, pondrá su firma en el documento original y firmará también el acuerdo de la propuesta.
En los casos en que un gerente haya aprobado una nota y la haya enviado a otro gerente o un Departamento para comentarios o examen, es el gerente mismo quien debe revisarla y dar sus sugerencias. El gerente de revisión puede solicitar al departamento de envío que proporcione toda la información objetiva que necesita. Esto requiere seguir una rutina de comunicación separada, para que el Gerente del Departamento pueda hacer un registro de esta nota en el archivo.

Notas y órdenes dadas por el gerente de división

El Gerente de División debería, normalmente, eliminar la mayoría de los casos que se le presenten bajo su propia responsabilidad. Debe usar su discreción al tomar órdenes del Secretario Conjunto / Secretario Adicional / Secretario / Secretario General sobre los casos más importantes, ya sea oralmente o mediante la presentación de documentos.
 
El método oral debe adoptarse en la medida de lo posible. Los elementos de trabajo que normalmente deben enviarse al Secretario General se han incorporado en el Folleto titulado: Elementos de trabajo que se presentarán al Secretario General.

Autenticación de pedidos

En los casos en que una nota ha sido escrita y aprobada por un gerente y enviada a otro gerente o un Departamento para comentarios o examen de la propuesta o para un propósito similar, un gerente para quien el archivo está marcado debe escribir la nota él mismo invariablemente. El gerente receptor puede pedirle a su Departamento que examine el asunto o proporcione la información objetiva.
 
En tales casos, los Departamentos deben presentar una nota de rutina separada para la información del Gerente del Departamento, quien finalmente registrará su nota en el archivo. Los departamentos no deben escribir notas en los archivos eliminados a nivel de administrador.


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