Constituyentes y funciones de un archivo

Un archivo puede ser bifurcado en 2 partes, que son: Notas y Correspondencia . Ambos se colocan en un solo archivo; sin embargo, difieren en cuanto a ubicación. Las notas generalmente se colocan en el lado izquierdo y la correspondencia en el lado derecho, respectivamente. Las notas contienen aquellos registros que se registran en un papel bajo consideración y recibo nuevo. Del mismo modo, la correspondencia contiene todos los detalles de comunicación oficial entrantes y salientes.

Archivo de parte

La necesidad del archivo de pieza surge en los siguientes dos casos.
  • En caso de que se necesite procesar un recibo o una nota nuevos en ausencia de la no disponibilidad temporal del archivo principal.
    (O)
  • En caso de que el archivo principal se vuelva voluminoso y se requiera una hoja de notas separada para externalizar solo los documentos esenciales para la eliminación del punto.

Es esencial fusionar el archivo de pieza con los archivos principales lo más rápido posible y eliminar los documentos duplicados. En el caso de varios archivos de pieza, cada uno debe numerarse por separado. La persona que se ocupa de estos debe mantener una lista que represente todos los archivos abiertos por él.

Portada de colección

Contiene toda otra información que no se considera parte del archivo principal. Algunos de estos casos son:
  • Notas de información secundaria
  • Recordatorios
  • Agradecimientos
  • Mantenerse al día con la correspondencia casual intercambiada para recopilar más información de varias fuentes

Un archivo principal consta del material necesario recopilado en la portada de la colección. La mayoría de los artículos presentes en la portada de la colección tienen una importancia temporal.
 
Al momento de la grabación, es el deber del Gerente del Departamento eliminar todos los documentos que hayan perdido sus valores. Más importante aún, la colección debe permanecer dentro del departamento al que pertenece.

Funciones de un archivo

Para cada departamento / sección / unidad, es esencial tener un registro de archivos . Generalmente se mantiene en forma de Apéndice I y es utilizado por los departamentos generales de la tienda para impresión, stock, emisión, etc. La necesidad de cada departamento puede no ser la misma y, por lo tanto, el número de hojas en un archivo también difiere para cada Departamento. Se mantienen como un registro permanente.
 
El registro del archivo se completa con el número y el tema que se le asignó al abrirlo. El registro incluirá los detalles de todos los archivos que se han abierto durante todo el año. Si las páginas se asignan año por año, se realizarán las entradas para el próximo año, de lo contrario se abrirá un nuevo registro de archivo separado.

Constituyentes y funciones de un archivo
 
Las entradas en el archivo se realizan solo con tinta azul. Se garantiza que todas las entradas se hayan realizado correctamente y, en la medida de lo posible, se evite la eliminación o la sobrescritura. Para evitar su uso indebido, el archivo es mantenido por el secretario junior de ese departamento o sección correspondiente.

Apertura y numeración de nuevos archivos

Para cada tema nuevo se crea un archivo separado. A veces el archivo se vuelve demasiado general o voluminoso. En este caso, los documentos que tratan con diferentes aspectos se infunden en él, de modo que el archivo ahora se acortará, pero esto obstruye el progreso suave del trabajo.
 
En el capítulo anterior, hemos discutido que los nuevos archivos se registran individualmente para cada departamento para su aplicación general, pero su clasificación se basa según el tipo de materia. Si el tema es el principal, se llamará como Encabezados estándar y una clasificación adicional de eso conducirá a Subtítulos.
 
Durante el proceso de registro de archivos, se preparará una lista alfabética de contenidos. Esto indicará los títulos estándar, subtítulos y las páginas asignadas a ellos. Esto hace que esos archivos sean fácilmente rastreables durante el tiempo de necesidad.
 
Al comienzo de cada año, la lista se actualiza con una inspección adecuada. Los temas principales siempre se tratan de mantener con los mismos estándares, año tras año. Si se considera necesario, con el permiso del Jefe del Departamento, se puede agregar cualquier encabezado nuevo a esa lista.
 
La apertura de un nuevo archivo pasa por una serie de procesos. El trabajo inicial comienza con la selección del Título estándar bajo el cual se abrirá. Luego, la mano inicial agregará un título adecuado para el nuevo tema y codificará un número. Este número no es más que el número de serie que se encuentra en el registro de archivos.

Título de un archivo

El título de un archivo da una idea del tema del archivo y se intenta hacer con algunas combinaciones de palabras. La primera palabra indica el nombre del sujeto con el que se abrió el archivo. El resto de las palabras describen la parte descriptiva del título.
 
Por ejemplo, si el nombre del sujeto principal es 'Reglas de organizaciones (reclutamiento y condiciones de servicio)', entonces su nombre del archivo abierto debajo de este puede denominarse como 'Reglas de organizaciones (reclutamiento y condiciones de servicio) - Delegación de autoridad para imponer castigo'.

Registrar un archivo

El objetivo de la titulación adecuada es necesario para dar una idea correcta al lector sobre el tema y hacerlo fácilmente rastreable entre los demás. Su aprobación es realizada por el Jefe del departamento antes de su apertura . El número de sujetos se mantiene exactamente igual como se muestra en el registro de archivos.
 
Un número dado a un archivo es una combinación del año de apertura, las letras iniciales utilizadas para identificar el departamento/sección/unidad, el número de "Encabezado estándar" y el número de serie del archivo presente debajo de él.
 
Si el archivo que estamos abriendo es un archivo de Política, debería llevar una letra '(P)' después del 'Título estándar'. Un archivo separado contiene la acción de rutina tomada o el asunto tratado debido a una decisión de política.
 
La distribución y presentación de esos documentos es independiente del año al que pertenece la referencia de ese archivo. Para cada archivo, el número de notas y correspondencia se limita a 150. Si el número excede eso, se abrirá un nuevo archivo con el mismo número, pero con un número de volumen diferente. El archivo anterior será renombrado como Vol-I en la actualidad y el mismo debe ser citado en el espacio provisto para las referencias anteriores y posteriores.
 
Si el archivo es un período de sesiones, se cerrará después de la expiración de esa sesión y también es el caso de un comité, donde el archivo se cierra después de que los términos del comité lleguen a su fin. En todos los casos anteriores, la terminación del archivo se realiza independientemente del hecho, ya sea que el archivo tenga 150 páginas o menos.


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