Etiqueta de correo electrónico comercial

El correo electrónico se usa ampliamente como una forma de herramienta de comunicación comercial económica pero altamente efectiva. Raramente se toman impresiones de correos electrónicos y se usan copias en papel porque archivar y recuperar correos electrónicos es fácil. La razón de su popularidad es la facilidad de acceso, que todos en una organización, desde el CEO hasta el conserje, pueden usar.
 
Los correos electrónicos son una forma eficiente de comunicar información de una manera bien presentada, fácil de leer y profesionalmente apropiada. Muchas personas citan la falta de tiempo como una razón para reenviar correos electrónicos por debajo del estándar que van de incompletos a incomprensibles.
 
Muchas personas confunden los correos electrónicos con mensajes de texto, o al menos su enfoque para escribir correos electrónicos lo sugiere. Discutamos la diferencia entre una conversación de texto y escribir un correo electrónico. En una conversación por mensaje de texto, dos personas pueden intercambiar información, compartir detalles, proporcionar correcciones y pedir aclaraciones de una manera rápida y rápida de comunicación.
 
En comparación con esto, los correos electrónicos son leídos por profesionales que, dependiendo de su trabajo, pueden recibir entre 20 y 200 correos electrónicos al día. No quieren entablar una conversación de ida y vuelta, ni tienen tiempo para pedir detalles varias veces. Solo quieren comprender el contenido del correo electrónico, leer las instrucciones, procesar la información, realizar la tarea y vaciar la sección "no leída" de la bandeja de entrada.
 
Teniendo esto en cuenta, discutamos algunos trucos para escribir correos electrónicos efectivos :
  • Planifica tu mensaje.
  • Use la línea de asunto para captar la atención del lector.
  • Mantenga su mensaje corto y claro.
  • No escriba su mensaje completo en minúsculas.
  • Revise su mensaje antes de enviarlo y asuma la responsabilidad.
  • Tómese unos minutos para enfriarse antes de enviar cualquier correo electrónico mientras está enojado.
  • No escriba su mensaje en mayúsculas. Las capitales se consideran GRITOS.
 
En ciertos casos, los correos electrónicos pueden no ser adecuados. Prefiero llamar a alguien cuando :
  • Debe analizar información personal, confidencial o confidencial.
  • Vas a dar malas noticias.
  • Su mensaje es complejo y el significado puede perderse en la redacción.
  • Necesitas una respuesta inmediata.

Riesgos legales de correos electrónicos

Los correos electrónicos son el modo de comunicación preferido en muchos lugares de trabajo, y esto significa que llevan mucha información que podría ser confidencial. Muchas compañías capacitan ampliamente a las personas sobre cómo se supone que deben enmarcar sus correos electrónicos y qué tipo de correos electrónicos, a quién se supone que deben reenviarlos.

La seguridad y confidencialidad de la información en los correos electrónicos es responsabilidad conjunta tanto del remitente como de los destinatarios. Las empresas tienen pautas estrictas para salvaguardar sus documentos y sus contenidos. Discutamos algunas de las pautas más comúnmente seguidas para evitar el mal uso del correo electrónico.
 

Usted y su empresa serán responsables de numerosas demandas legales si :
  • Envía o reenvía correos electrónicos con contenido ofensivo.
  • Envía un archivo adjunto que tiene un virus.
  • Reenvías el correo electrónico del remitente a otra persona sin permiso.
  • Intenta falsificar los correos electrónicos de otros o enviar correos electrónicos desde las cuentas de otros.
  • Intenta ocultar su identidad a los receptores cuando envía un correo electrónico.
  • Copia un mensaje que pertenece a otra persona sin permiso.

Elementos de un correo electrónico formal

Si bien la mayoría de nosotros enviamos correos electrónicos informales a amigos que pueden contener errores gramaticales en ellos, lo mismo no es cierto cuando escribimos a colegas, especialmente cuando queremos causar una buena impresión, ya que esta vez debemos ser más cuidadosos y diplomáticos. Aquí hay algunos consejos generales sobre el formato correcto de un correo electrónico:
 
Fondo : el fondo blanco predeterminado debe usarse para todos los correos electrónicos. Los fondos de color o los diseños de desplazamiento parecen no ser profesionales y distraer.
 
Fuente : las fuentes preferidas son Times New Roman o Arial, tamaño de fuente:12.
 
Color de fuente : la fuente debe ser azul marino o negra solamente.
 
Detalles de contacto: la información de contacto oficial como el nombre, la designación, la identificación del correo electrónico, el número de contacto, el logotipo de la empresa y la dirección de correspondencia deben mencionarse en el área de firma. Es mejor evitar las declaraciones personales.
 
Nombre y apellido : deben mencionarse en la misma fuente utilizada en el cuerpo del correo electrónico, solo dos tamaños de fuente más grandes. No se recomiendan las fuentes cursivas para el nombre.
 
(Debe mencionarse en la misma fuente y tamaño que el cuerpo del correo electrónico)
  • Designacion
  • Departamento
  • Nombre y dirección de la empresa
  • Punto de referencia y código postal
  • Número de contacto
  • Dirección de correo electrónico
  • Número de teléfono de la empresa
  • Número de fax de la compañía
  • URL de la compañía
  • Descargo de responsabilidad


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