Etiqueta de negocios: Escribir documentos

Una vez que haya identificado a la audiencia para su escritura, intente anticipar la información que su lector pueda considerar necesaria e inclúyala en su documento mientras escribe. Se puede hacer preguntándose las "preguntas básicas".

Escribiendo los documentos
 
  • Responda las preguntas básicas: Responda “¿Quién? ¿Qué? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cuando? ¿Quién? ¿Cómo?" le dará una idea inicial sobre el contenido de la escritura.
  • Determine el inicio y el final : después de recopilar todas las ideas posibles que tenga sobre el tema, puede revisarlas y rechazar algunas que no tendrán sentido en este artículo. Después de eso, descubra la idea que dejará el máximo impacto al leerlo, y póngalo al comienzo del artículo. El final debe tener la idea que resume todas las ideas de manera clara y nítida.
  • Obtenga una opinión en segunda persona : siempre haga que alguien revise su texto escrito antes de enviarlo. Esto brinda una perspectiva objetiva en segunda persona a la revisión y evita que sus emociones e indulgencia se interpongan en el camino. No haga esto si el contenido es confidencial y no se debe compartir.
  • Discuta sugerencias e incluya mejoras : una vez que sus amigos hayan sugerido algunos cambios, implemente los que considere relevantes.

Flujo de desarrollo

Muchas personas tienen ideas muy interesantes e incluso logran ponerlas en papel. Desafortunadamente, sus lectores no se extienden más allá de una etapa particular. Esto se debe a que, aunque su escritura es buena y los pensamientos se mencionaron correctamente, es posible que no haya habido una selección adecuada de palabras, o tal vez un proverbio como "se usó" cortar de raíz ", que los lectores pueden no entender.
Discutamos 15 cosas para recordar mientras corrige y revisa su escritura.

Claridad

  • Su escritura debe entenderse en la primera lectura. Evite la jerga técnica, las palabras desconocidas o el lenguaje formal.

Formal vs. Moderno

  • El pago ha sido debidamente anotado frente a que recibimos su cheque.
  • Adjunto al presente vs. por favor encuentre Adjunto

Evita la ambigüedad

  • Deben evitarse las palabras con doble sentido o las oraciones que confunden a los lectores.
  • Habiendo comido el pescado, Kiran habló con Karan. (¿Quién tenía el pescado?)

Evitar coloquialismos

  • En pocas palabras vs. en resumen
  • En este día y edad vs. hoy, actualmente

Evita usar muchas palabras

  • Antes del evento vs. antes
  • En este punto en el tiempo vs. ahora

Evitar repeticiones innecesarias

  • Absolutamente esencial
  • Combinar juntos

Incluir solo información relevante

  • Omitir información de fondo innecesaria.
  • Mantenga las oraciones cortas y simples: 17 palabras o menos.

Lo completo

Compruebe que se incluye toda la información que necesitará el lector:
  • ¿Quién? ¿Qué? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cuando? ¿Quién? ¿Cómo?

Exactitud

Verifique la precisión de la gramática y la ortografía de los nombres de personas y lugares.
  • Lo hizo vs. lo hizo.
  • Su color se ha desvanecido frente a su color se ha desvanecido.

No confíes en el corrector ortográfico

  • Los procesadores de texto no siempre muestra los errores: Quizá usted quiera decir habre y escriba abre, el corrector no mostrará errores.

Concreción

Dar detalles específicos.
  • Su plan de inversión generará altos intereses.
  • Su plan de inversión ganará un 8% de interés.

Convincente

Usa un lenguaje creíble. Evitar exageraciones y superlativos.
  • Siempre vs. Usualmente
  • Nunca vs. Raramente

Cortesía

Muestre buenos modales en su escritura. Use la voz pasiva cuando comunique malas noticias para evitar connotaciones negativas. Por ejemplo,
  • No podemos aceptar los términos y condiciones descritos en el contrato.
  • Deben realizarse algunas discusiones sobre los términos y condiciones.

Escribe con el lector en mente

  • Sexista - Presidente, empresario
  • Condescendencia - 'Por supuesto', 'Obviamente'

Usando viñetas

  • Comunica su mensaje de manera fácil y clara.
  • Destaca la información más importante.


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