Procedimiento de archivo de oficina: Introducción

La responsabilidad de escribir los procedimientos de la oficina y archivarlos adecuadamente recae a menudo en los gerentes de la oficina o los dueños de la compañía. Los siguientes capítulos están diseñados para aquellos profesionales que han comenzado a trabajar en departamentos dependientes de documentos como cuentas, administración general u oficina y recursos humanos. Pueden aprender cómo presentar qué documento de qué manera.

Constituyentes y funciones de un archivo
 
Dependiendo de la amplia accesibilidad o aplicación del procedimiento, algunos trámites pueden realizarse para toda la oficina, mientras que otros pueden realizarse para individuos o departamentos de trabajo conjunto en la misma oficina.

Definiciones de presentación oficial

La mayoría de las veces, un documento mal diseñado puede propagar una falta de comunicación y discrepancias masivas entre los departamentos de trabajo de una organización. En ocasiones, surgen situaciones para las cuales no se mencionó un procedimiento claro. A menudo, puede que no haya habido un conjunto de instrucciones escritas sobre cómo tratar con un cliente furioso que entra a una oficina y desata su enojo con el gerente. Sin embargo, se supone que estos escenarios se documentarán más adelante y se realizará una presentación al respecto.
 
Por ejemplo, después de tratar con un cliente específico, el propietario de la empresa o el gerente pueden presentar un protocolo que incluye informar al supervisor inmediato, ofrecer un formulario de reclamo y pedirle al cliente cortésmente pero con firmeza que mantenga la calma, para que el problema se resuelva.

Constituyentes y funciones de un archivo
 
Muchos documentos oficiales siguen una determinada metodología para archivar documentos que se considera un estándar universal en el archivo de información. En tales casos, se usan algunas palabras especiales que tienen un significado muy específico asociado a ellas. Algunas de estas palabras y sus definiciones se dan a continuación:

Apéndice a la correspondencia

El término 'Apéndice a la correspondencia' se refiere a los largos anexos a una comunicación escrita mencionada o mencionada en el archivo. Esta parte normalmente se agrega al final del documento como una porción de correspondencia, para que no se interponga en la lectura sin problemas del documento.

Apéndice de las notas

El término 'Apéndice a las Notas' se refiere al extenso resumen de todos los detalles de la información que se proporciona en el documento sobre diferentes aspectos de la pregunta como se discutió. Dichos detalles podrían trivializar el punto principal o hacer que el mensaje principal sea innecesariamente largo.

Gerente de departamento

El Gerente del Departamento (es decir, el Subgerente con un rango equivalente) supervisa el Departamento y, en esa capacidad, tiene derecho a ejercer su poder y control con respecto al envío de información y el mantenimiento de los procesos comerciales. El trabajo le llega de los departamentos a su cargo.

Caso

Un caso se refiere al archivo que tiene todos los documentos importantes que se están considerando o remitiendo actualmente. También menciona todos los diferentes documentos y libros que pueden usarse como acompañamiento del documento original para usarse como estudio complementario, lectura o referencia.

Caso de regreso

Se utiliza un caso de regreso para definir un documento o informe que necesita un nuevo examen y redacción, ya que se encontró que el documento original estaba incompleto o defectuoso. También es un resumen del tema actual.

Correspondencia

La correspondencia es la recopilación exhaustiva y detallada de todas las comunicaciones enviadas desde la organización y recibidas de las diferentes partes. La correspondencia se puede utilizar para incluir los tres estilos de correspondencia, es decir, la Correspondencia oficial, la Correspondencia semioficial y la Correspondencia no oficial.

Archivo actual

Un archivo actual es un archivo que actualmente está en proceso de ingreso de detalles o modificación. Se diferencia de un caso de regreso en que es un documento recién redactado y no uno que se está revisando y reelaborando.

Mano de trato

Una mano de trato puede significar cualquier funcionario, como el Secretario menor, el Secretario superior, el Asistente ejecutivo, etc., a quienes se les puede asignar la responsabilidad de examinar inicialmente y tomar nota de los casos.

Correspondencia semioficial

Una correspondencia semioficial es la que tiene lugar entre dos gerentes o entre una organización y el público, que no sigue los protocolos de comunicación habituales y se realiza para obtener una opinión del público sobre un producto o servicio.

Gerente de Division

Un Gerente de División es una persona que puede ejercer los poderes del rango equivalente a un gerente en su ausencia, y es responsable del buen funcionamiento del Departamento bajo su cargo.

Docketing

El acoplamiento es la acción de realizar entradas de números de serie en el área de toma de notas de un archivo. Esto se hace para que luego el archivo pueda identificarse fácilmente desde la marca o el número de identificación.

Sequía

Un borrador significa una copia aproximada del documento que se está preparando actualmente. La palabra 'Redacción', cuando se usa en una Compañía, generalmente significa redactar comunicaciones oficiales de todas las notas u órdenes de los gerentes. Estos borradores generalmente se llevan a cabo para comentarios y revisiones.

Expediente

Un Archivo significa una colección de documentos sobre un tema específico, que se reconoce a partir de un número de serie específico, o un número de archivo, y tiene muchas notas de correspondencia, y un Apéndice a la Correspondencia.

Presentación

Archivar es el acto de organizar algunos documentos importantes de manera legible y organizada para que puedan ser consultados rápidamente y ubicados en un corto período de tiempo sin mucha búsqueda.

Recibo fresco

Un nuevo recibo se refiere a la nueva información que se agrega a un documento que se encuentra actualmente en revisión para que su valor y su cociente completo puedan incrementarse.

Problema

El término 'Problema' significa las diversas etapas de acción que atraviesa un borrador después de su aprobación. Algunas de estas etapas podrían ser archivarlo bajo "Confidencial" o autorizarlo con la firma del gerente.

Libro de mensajería

Un libro de mensajería se refiere a un libro que se utiliza para mantener un registro de los diferentes detalles de comunicación y marcar los importantes con las respuestas que recibieron.

Notas

Las notas se utilizan para mantener un registro de los comentarios realizados en un caso una vez que se depositó en el cuerpo para una retroalimentación rápida. Las notas incluyen un conjunto de los documentos originales anteriores, las preguntas planteadas en partes importantes y el análisis de los cambios necesarios y las órdenes finales que se aprobaron.

Correspondencia oficial

La correspondencia oficial es la información compartida con cualquier organismo público o individuo de acuerdo con la estructura prescrita y el modo de comunicación según el procedimiento de la empresa.

Papel bajo consideración

El documento bajo consideración (PUC) es un recibo del caso que se está discutiendo actualmente, para que pueda haber cambios y modificaciones adecuadas sugeridos en él.

Ingresos

Los recibos son los registros de todas las comunicaciones que se han llevado a diferentes niveles, tales como oficiales, semioficiales o no oficiales recibidos en la Compañía, o por cualquier gerente de dicha compañía.

Grabación

La grabación de un archivo es el proceso de cerrar un archivo después de que se hayan tomado todas las acciones y se haya completado el proceso de modificación. Un registro es la inclusión de todas las referencias, eliminaciones y revisiones realizadas en el documento original.

Referencia

La referencia es el proceso de conectarse con otros registros relacionados para obtener precedentes, decisiones de diferentes países y organizaciones, o cualquier otro documento que pueda tener alguna conexión con el caso.

Correspondencia interdepartamental

Una correspondencia interdepartamental es aquella en la que un archivo o un caso se reenvía de un departamento de una organización a otro departamento para obtener sus opiniones, sugerencias y comentarios.


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