Proceso de información de acoplamiento

Docketing es el proceso de hacer entradas en la parte 'Notas' de un archivo sobre cada Número de Serie (Recibo o Emisión) en la 'Correspondencia' para su identificación. De manera similar, un recibo se adjuntará por escrito con tinta roja, en toda la página, con el número de serie de la comunicación seguido de su número y fecha y la designación / nombre del remitente.
 
Para anclar un 'Problema' se ingresa el número de serie, la fecha de su emisión, junto con el nombre y la designación del destinatario.

Acoplamiento de archivos de pieza

Durante el proceso de acoplamiento, ninguna de las entradas temporales con lápiz debe permanecer en el archivo principal, y todas las entradas revisadas deben realizarse en tinta roja. El acoplamiento en los archivos de pieza debe hacerse en lápiz de la siguiente manera:
  • Número de serie ............................................. (Recibo)
  • Número de serie ............................................. (Problema)

Referencia y uso de resbalones

La referencia es el método de selección y uso de Registros, precedentes, reglas, regulaciones, etc. conectados, que pueden tener una similitud o relación con un caso. Dichos materiales de referencia son posibles mediante el uso de los Archivos, el Número de archivo y el Citar el Número de página correcto. Los papeles de deslizamiento se utilizan como arreglos temporales para identificar rápidamente las páginas. No se debe depender completamente de ellos para fines de mantenimiento de registros, y como tal, los números de página referidos en una discusión deben registrarse.

Referencia cruzada de correspondencia

Los libros o reglas, etc., que se utilizan como referencia no necesitan agregarse al archivo original, si las copias de la misma correspondencia están disponibles. La última referencia siempre debe ser utilizada por el gerente que hace referencia a la fuente y también debe mencionar los límites de aplicabilidad al citar la fuente.
 
Para cualquier PUC, el gerente no necesita revisar toda la correspondencia, sino que debe marcar todas las referencias anteriores al margen con un lápiz.

Vinculación de archivos

En caso de que haya dos o más documentos vinculados y en los que se necesite actuar simultáneamente, el cojinete de deslizamiento impreso 'vea también el archivo vinculado' debe adjuntarse a la cubierta de los archivos superiores, y el número del archivo vinculado debe estar dado en el recibo.

 
En general, los archivos deben organizarse en un archivo conveniente mediante una selección y disposición lógica y estructurada. La vinculación de archivos debe ser necesaria y no para impresionar a otros con el gran volumen de información relacionada, es por eso que los jefes de departamento deben tener cuidado al vincular archivos y hacerlo cuando es una circunstancia inevitable.

Fijación de documentos

Cuando los papeles en un archivo se unen, se debe tener cuidado para que la punta afilada del pin no sobresalga y pinche los dedos de cualquier persona que quiera acceder al archivo. Para evitar lesiones por alfileres, la punta afilada del alfiler debe mantenerse debajo de la superficie del papel.

Perforación de papeles

Cada papel se perforará en la esquina superior izquierda con el calibre correcto (3/4 de pulgada de cada lado) antes de que se etiquete en la correspondencia o las notas.

Marcado de documentos en un archivo

Si se está considerando un recibo, se debe adjuntar una bandera con las palabras Papel bajo consideración (PUC). Si hay un recibo que ya ha sido enviado, pero hay algunos otros cambios en él, entonces el comprobante de la PUC debe retirarse del recibo anterior y adherirse al nuevo.


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