Técnicas de gestión del tiempo

Muchas personas tienen una queja injusta de que no tienen suficiente tiempo para hacer muchas cosas que les encantaría hacer. Ahora, cuando el presidente de un país dice eso, usted está de acuerdo y dice: "ese es un hombre ocupado", pero cuando alguien entre sus amigos dice eso, no significa que tenga muy poco tiempo; es solo que tiene muy pocas habilidades de gestión del tiempo.

Tenemos una tendencia a confundirnos entre el trabajo urgente y el trabajo importante. Cuando se enfrenta a una situación, en la que tiene que elegir entre una tarea, que debe ser atendida con urgencia, y una tarea que entendemos es muy importante, normalmente nos sorprenden tratando de averiguar cuál es la prioridad aquí.

Técnicas de gestión del tiempo

Las tareas urgentes como tomar impresiones o reenviar correos electrónicos podrían llamar su atención y desviar la atención de cosas importantes. Del mismo modo, decir que está ocupado con una reunión importante cuando su jefe está esperando en la línea para conversar con usted tampoco es una prioridad agradable.

Aprender a compartimentar estos dos tipos diferentes de trabajo en nuestra rutina diaria, para que nuestras tareas urgentes no se superpongan con las importantes y viceversa, es el núcleo de los conceptos de gestión del tiempo.

Matriz de gestión del tiempo

Eisenhower ha definido claramente la diferencia entre una tarea urgente y una tarea importante. Esta definición es ahora, considerada, la piedra angular de una clasificación importante en trabajos relacionados con el tiempo.

Según él, las tareas urgentes son aquellas que ponen las cosas en movimiento y ponen a una persona en acción, ya sea mental o física, de inmediato. Esto incluye llamadas urgentes, correos electrónicos, reuniones, reuniones, subir a un tren, responder a mensajes abusivos, etc.

Por otro lado, las tareas importantes son aquellas que revelan su valor a largo plazo. Son cosas que toman tiempo para entregar y necesitan un pensamiento maduro, relajado e integral. La razón por la que lleva tiempo entregarlo es porque involucra muchos parámetros que exigen el mismo tiempo y pensamiento. El énfasis aquí está en la calidad del resultado de la acción.

En comparación con esto, una acción urgente requiere algunas acciones muy específicas y limitadas, ya que la atención se centra menos en la calidad y más en completarla en un plazo limitado.

Hay situaciones en las que un trabajo importante también podría ser un trabajo urgente, sin embargo, en un ambiente de trabajo ideal, esta es una situación rara.

Teniendo esto en cuenta, las tareas se pueden organizar en un cuadrante llamado "Cuadrante Urgente vs. Importante". De acuerdo con esto, las tareas se pueden dividir en cuatro tipos:
  • Cuadrante-1 = Tarea urgente e importante
  • Cuadrante-2 = Tarea urgente y no importante
  • Cuadrante-3 = Tarea no urgente e importante
  • Cuadrante-4 = Tarea no urgente ni importanta

Técnicas de gestión del tiempo

Cuadrante-1 : define tareas que no solo son muy críticas, sino que también deben realizarse en un período. Manejar una situación de crisis, gestión de desastres, cumplir con los plazos del proyecto son tareas que hacen hincapié en la producción de alta calidad en un marco de tiempo ajustado.

Cuadrante-2 : define las tareas que pueden ser necesarias en poco tiempo pero que pueden no ser importantes. Tareas como tomar el primer autobús el viernes por la noche, responder a un mensaje de texto tan pronto como recibamos uno, hacer una llamada telefónica a colegas, reenviar correos electrónicos son urgentes, pero el resultado no tiene que ser de una calidad demasiado alta.

Cuadrante-3 : define tareas que pueden no ser urgentes pero que son muy importantes. Ejemplos como la construcción de relaciones, la planificación estratégica requieren mucho tiempo para implementarse, pero son muy importantes.

Cuadrante-4 : define aquellas tareas que no son urgentes ni importantes. Estas incluyen tareas como conversar con amigos, cotillear sobre material irrelevante. Son la verdadera pérdida de tiempo. Muchas veces, cuando decimos que no tenemos tiempo para hacer cosas clasificadas en los Cuadrantes-1, 2, 3 solo porque están ocupados en tareas del cuadrante-4.


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