Gestión de bibliotecas públicas: Finanzas

Las finanzas son la columna vertebral de cualquier biblioteca pública. Los administradores de bibliotecas deben controlar las operaciones, así como monitorear y administrar las finanzas de la institución. Las actividades financieras de las bibliotecas públicas implican el trabajo de administrar fondos, presupuestar y controlar costos. También implica el crecimiento de activos.

Fuentes de fondos para la biblioteca pública

Las bibliotecas públicas pueden obtener fondos de las siguientes fuentes:
  • Fondos nacionales que se distribuyen a estados o provincias.
  • La corporación municipal entrega fondos municipales a la biblioteca pública, los cuales se generaron a partir del estacionamiento de automóviles, impuestos y otras herramientas de generación de ingresos. Los bibliotecarios deben solicitar estos fondos.
  • Donaciones privadas, que son entregadas por los servicios de caridad y las personas interesadas.

A veces, los fondos se recaudan internamente mediante la realización de subastas para la venta de recursos de conocimiento.

Funciones del Departamento de Finanzas de la Biblioteca Pública

Las siguientes son las funciones que maneja el departamento de finanzas de una biblioteca pública:
  • Informes financieros a directores, gerentes y personal.
  • Preparación y asignación presupuestaria.
  • Gestión de la auditoría anual.
  • Gestionar todos los recibos.
  • Preparación de impuestos y otras presentaciones gubernamentales.
  • Informar a los donantes y las agencias de subvenciones.

El ciclo financiero de una biblioteca pública

El ciclo financiero de una biblioteca pública cubre los siguientes pasos generales:

Ciclo de finanzas


  • Planificación: el equipo de gestión intenta averiguar qué se necesita hacer en la biblioteca, que son proyectos incompletos y nuevos proyectos. Luego recomienda los hallazgos a los directores. Evalúe los próximos gastos de esos proyectos. Directores, revíselo y establezca metas para un período de tiempo específico, como un año.
  • Presupuesto: considere todos los ingresos y todos los costos, y los costos necesarios para las operaciones en curso. Revise y analice los ingresos y costos del año pasado en números. Estimar ingresos y costos para el nuevo año fiscal/financiero.
    • Fuentes de ingresos: asignaciones del gobierno, contribución de los círculos de amigos, subvenciones, donaciones, venta de libros de recaudación de fondos, multas y tarifas.
    • Gastos: combustible, material de biblioteca, sueldos del personal.
  • En funcionamiento: ejecute el plan programado.
  • Informes: produzca informes mensuales y anuales para monitorear el progreso de las actividades financieras. Registra el saldo inicial, la transacción y el saldo final de cada fondo. Un balance general ofrece una imagen financiera general de la biblioteca.

Movilización de recursos en la biblioteca pública

Los administradores de las bibliotecas públicas pueden movilizar los recursos de la biblioteca de varias formas. Para saber cómo se movilizan los recursos, primero se necesita saber:

¿Qué es la movilización de recursos?

Es un término colectivo que se usa para el proceso de generar ingresos a partir de diferentes recursos, así como la disposición de la biblioteca para entregar los recursos de conocimiento de manera eficiente y económica al usuario.

Formas de recaudación de fondos

Los administradores de la biblioteca deben diseñar una estrategia eficaz de movilización de recursos y ejecutarla de manera eficiente para recaudar fondos para la biblioteca. Las siguientes son algunas formas de movilización de recursos:
  • Ponerse en contacto con una agencia donante para obtener apoyo financiero.
  • Realización de programas y eventos de recaudación de fondos, invitando a invitados a asistir y solicitando donaciones para la biblioteca.
  • Mantener cajas de donación en los lugares de eventos como bancos, reuniones sociales y otras áreas públicas para solicitar donaciones. Esta práctica genera menor cantidad, pero es apreciable.
  • Establecer puntos de recogida para las donaciones en especie como muebles, vehículos, material de oficina y herramientas.
  • Solicitar apoyo voluntario para la biblioteca de universidades y escuelas.
  • Recaudación de fondos vendiendo una publicación y ofreciendo esquemas de compra.

Análisis de rentabilidad de la biblioteca pública

Con los fondos limitados disponibles, una biblioteca pública debe utilizar su presupuesto con prudencia. El Análisis de costo-efectividad (CEA) es un análisis comparativo de los costos y la efectividad de los servicios prestados por las bibliotecas públicas. Esta herramienta también ayuda a la administración a tomar decisiones de asignación de presupuesto y determinar qué servicios brindar. Se genera en términos de proporción.

Análisis de costo efectivo = (Costos nuevos - Costos antiguos) / (Efecto nuevo - Efecto antiguo)

Análisis de costo-beneficio de la biblioteca pública

El Análisis de costo-beneficio (CBA) se realiza para determinar qué tan pobre o excelente ha resultado la ejecución de cualquier plan. Mide todos los resultados positivos y negativos de un programa en términos monetarios.

El CBA es útil cuando se trata de tomar decisiones sobre inversiones y comparar dos o más alternativas.

Costo del beneficio

Los administradores de bibliotecas eligen una alternativa solo cuando Beneficios > Costos.

Costo total - Beneficio total = Beneficio neto

Dónde,
  • si el beneficio neto es + ve, entonces el beneficio de costo es + ve.
  • si el beneficio neto es - ve, entonces el beneficio de costo es - ve.

Informe anual de la biblioteca pública

El informe anual de una biblioteca pública normalmente contiene la siguiente información:
  • La declaración de misión de la biblioteca.
  • Carta del presidente del consejo de administración/fideicomisarios.
  • Una carta del director general de la biblioteca.
  • Un par de testimonios de los mecenas.
  • Un par de testimonios de los suscriptores.
  • Cronología pictórica que muestra los hitos logrados etiquetados con una breve descripción de los logros.
  • Los números y gráficos que representan los ingresos generados y los fondos utilizados durante un año financiero.
  • El estado consolidado de actividades y situación financiera.
  • La lista de donantes, directores y sucursales de bibliotecas.


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